Как не бояться делегировать и делать это правильно

Web-разработчик, дизайнер и репетитор о том, как научиться поручать задачи исполнителям

Как не бояться делегировать и делать это правильно

Web-разработчик, дизайнер и репетитор о том, как научиться поручать задачи исполнителям
Пользователи YouDo рассказали, как делегируют рабочие и личные задачи, чтобы больше зарабатывать и заниматься тем, что действительно нравится.
Дизайнер
26 лет, Санкт-Петербург
В начале карьеры я выполняла небольшие заказы за скромную плату. Чем масштабнее становились проекты, тем лучше я понимала: как бы ни хотелось быть человеком-оркестром, невозможно делать всё самой. И начала искать на YouDo не только клиентов, но и помощников.

Я живу в Петербурге и стараюсь делегировать все разъезды по городу: доставку и приём товара, встречу поставщиков на вокзале. Это экономит массу времени. Выбираю курьеров с большим количеством отзывов, и пока никто не подводил.
Обычно начинаю сотрудничать с простого задания за небольшую плату
Делегировать рабочие задачи по дизайну сложнее: нужен квалифицированный специалист, которому можно довериться. Немногие работают с полной отдачей.

Исполнителей выбираю по портфолио: обязательно должна быть презентация выполненных заказов. При возможности лично встречаюсь с кандидатами на ту или иную работу.

Плачу исполнителю его цену не торгуясь, если она обоснована. Говорю, что результат должен соответствовать стоимости. И больше не работаю с человеком, если не получаю того, о чём мы договорились.

Обычно начинаю сотрудничать с новым человеком с простого задания за небольшую плату. Если всё прошло хорошо, доверяю ему более сложные и дорогостоящие задачи. Однажды искала себе помощника на проект, а нашла перспективного постоянного работника. Девушка-исполнитель отлично выполнила первое задание и получила постоянного клиента в моём лице.
Есть вещи, которые я никогда не делегирую. Например, всегда сама придумываю идею, концепцию проекта. Для реализации уже нанимаю помощника и полностью контролирую процесс. Ведь я отвечаю перед заказчиком за точное исполнение идеи, которую он одобрил.

Работа дизайнера интерьера — создать помещение, в котором людям будет комфортно. Важно учитывать все аспекты: психологию, эргономику, стиль, освещение, сценарий поведения в пространстве, как помещение будет меняться со временем, практичность, безопасность. Неизбежно дизайнеру что-то удаётся лучше, что-то хуже. Грамотный помощник подстрахует там, где вы не очень сильны или у вас меньше опыта.

До определённого момента я проектировала в основном общественные пространства. Для работы над интерьером квартиры нашла на YouDo помощницу с опытом проектирования жилых помещений. Она мне очень помогла и указала на нюансы, которые нужно учесть.
Советы, как делегировать рабочие задачи
1. Все ключевые для проекта функции выполняйте сами. Контролируйте работу исполнителя максимально тщательно: перед заказчиком отвечаете только вы.

2. Начинайте сотрудничество с новым человеком с небольших, некритичных заданий. Когда появятся сложные задачи, будет проще поручить их проверенному исполнителю.

3. На проекты по работе приглашайте исполнителей с опытом, которого у вас нет. Учитесь у них новому.
IT-специалист
36 лет, Нижний Новгород
Я занимаюсь рекламой, продвижением в соцсетях и созданием сайтов. У меня много проектов. Люблю менеджерскую и творческую работу. Поэтому ключевые задачи всегда выполняю лично: общаюсь с заказчиком, прописываю и утверждаю ТЗ. Делегирую рутину, которая занимает много времени, и то, что не умею делать сам.

YouDo удобен мне как заказчику: я размещаю задания и получаю предложения бесплатно, исполнители и цены адекватные. Как исполнителю сервис мне тоже нравится, я подрабатываю, выполняя задания по ИТ-поддержке.

Исполнителям YouDo я поручаю подготовку договоров, копирайтерские и дизайнерские задачи, web-разработку, заполнение карточек товаров в интернет-магазинах. С подрядчиками работаю в «Трелло».
За 500 рублей я быстро получаю то, что сам делаю с трудом
Бытовые задачи делегирую тоже: отштукатурить стены, поклеить обои, отремонтировать вспышку для фотоаппарата. Если не знаю рыночной стоимости нужной услуги, размещаю задание и общаюсь с несколькими исполнителями.

Однажды заключал договор с подрядчиком на услуги в сфере IT и не знал, какую сумму назначить за работу. Создал задание на YouDo, попросил помощи. Ждал «айтишников», отозвался юрист: быстро помог определить объём работы и стоимость, а потом и составить документы. Юристы с сервиса часто составляют мне договоры: за 500 рублей я быстро получаю то, что сам делаю с трудом.

Чтобы делегировать задачу продвижения в соцсетях, я обязательно договариваюсь о показателях, которые нужно достичь, и ежемесячной отчётности. Как-то я заказал продвижение в соцсетях, а указать результаты забыл. Потом неделю наблюдал, что работа делается плохо и медленно. Сам виноват: не обозначил сроки и цифры, поэтому не мог спросить с человека результат.
Ещё я внимательно смотрю портфолио исполнителей, когда выбираю подходящего. Принципиально, чтобы было много примеров решения нужной мне задачи, которые можно посмотреть «вживую» — скриншоты, видео, работающие сайты с дизайном, группы в соцсетях. Стараюсь пообщаться с исполнителем по телефону и проверить, насколько он разбирается в теме.

Однажды создал задачу настроить таргетинг для группы в соцсети. Откликнулась девушка с красивым портфолио. У неё было 30 положительных отзывов, и я не обратил внимания, что они относились не к таргетингу, а к ведению групп и дизайну. Свою компетентность в таргетинге она подтвердила ссылками на гугл документы, проверить реальность работы я не мог. Поверил на слово, и в итоге результата не получил. Я не назначил девушку исполнителем на сервисе, и мне сложно было как-то на неё воздействовать.

Работая с разными исполнителями я понял, что задания лучше оплачивать через «Сделку без риска», договариваться о работе только через сервис и обязательно назначать человека в сервисе исполнителем. Это дополнительная гарантия, что он не пропадёт и не будет меня игнорировать.
Советы, как выбирать исполнителей и ставить задачи
1. Изучайте и проверяйте портфолио исполнителя. Следите, чтобы у него был опыт решения задач, аналогичных вашей.

2. Чётко формулируйте результат работы. Если сотрудничество долгосрочное, договаривайтесь о регулярной отчётности.

3. Работайте с подрядчиками официально: назначайте человека исполнителем в сервисе, оплачивайте задания через «Сделку без риска». Это дополнительная гарантия, что вы получите нужный результат.
Виртуальный помощник, репетитор
29 лет, Череповец
Первое задание на YouDo я создала, чтобы найти психолога. Не хотела просить знакомых советовать специалиста, чтобы они не беспокоились. Ещё несколько личных заданий создавала по просьбе родителей. Остальные задания связаны с моей работой.

Я работаю на YouDo как виртуальный помощник. Поручаю часть задач другим исполнителям, когда беру большие, срочные заказы.

Например, мне нужно было за неделю собрать в таблицу информацию о строительных компаниях, их было около 400. Нашла помощницу, которая очень мне помогла, обработав 150 компаний. Я уложилась в срок.
Когда я выбираю исполнителя на YouDo, отсутствие отзывов меня не смущает
Больше всего в вопросе делегирования меня беспокоило, что человек не справится и придётся переделывать. Однажды так и получилось. Я начала переделывать, а потом подумала, что плачу деньги и могу рассчитывать на нужный результат. Объяснила ещё раз, что именно мне нужно, и вежливо попросила исправить. Исполнитель всё переделал сам.

Я сообщаю заказчикам, когда привлекаю помощников выполнять их заказ. Во-первых, это честно. Если клиент узнаёт об этом сам, доверия уже не будет. Во-вторых, правила YouDo запрещают без согласия заказчика передавать задание кому-либо.

Когда я выбираю исполнителя на YouDo, отсутствие отзывов меня не смущает. По себе знаю, как вначале страшно, что тебя никто не выберет и ничего не получится. Обычно новички стараются и ценят возможность себя проявить, получить первые хорошие отзывы.

Я выбрала девушку без отзывов для работы над большим срочным заказом. Подробно объяснила задачу, и мы договорились общаться дважды в день. Она сообщала, сколько сделала и сколько осталось, я спрашивала, всё ли понятно, и подробно отвечала на вопросы. Девушка работала быстро и качественно, я осталась довольна сотрудничеством: справилась с заказом, заработала денег и лояльность клиента, выиграла время и ничего переделывать не пришлось.

Всегда быть на связи важно для заказчика. Обменяйтесь телефонами, а лучше ещё и контактами в мессенджерах. У меня, например, двое маленьких детей, иногда они спят или галдят, и я не всегда могу ответить на звонок.
Советы, как общаться, чтобы получить нужный результат
1. Будьте вежливы: обращайтесь на «вы», говорите «спасибо» и «пожалуйста». Это касается и исполнителей, и заказчиков, совсем несложно и создаёт о вас приятное впечатление. Вежливость почти всегда замечают, ценят и отмечают в отзывах.

2. Говорите заказчику, что подключаете к проекту помощника. Это поможет сохранить доверие и взаимопонимание.

3. Всегда будьте на связи и поощряйте исполнителей задавать вопросы, если что-то непонятно. Это поможет вам получить желаемый результат в срок и с первого раза.


Фото обложки: Depositphotos
Хотите освободить время
для действительно важного?
Скачайте приложение YouDo и делегируйте задачи исполнителям
Титры
Благодарим исполнителей за помощь в создании материала.

Хотите поделиться своей историей? Напишите нам: blog@youdo.com
Другие материалы